メールの書き方、読み方・さばき方

ＩＴ

携帯電話のメールは、ちょっと脇に置いて(^_^;)、パソコンのメ
ールについて私なりのお作法を説明します。ビジネスや依頼を行う
場合を想定しています。

メールを書いたら、相手に読んでもらいたいでしょう。その時に、
一番のポイントは、件名です。たくさんのメールをもらう人は、先
ず件名を見ます。わかりやすく、本文の内容を表した件名を書きま
しょう。読んだ方が良いと思ったら、次に、…。
＃携帯のメールでは件名が無い事も多いですが、携帯でも件名を欲
＃しいと思うのは私だけでしょうか，…。

次に、誰から来たメールか気にします。読み手は、自分に来てい
ることは確かなので。本文の最初には、差出人(メールを出した人）
の名前を書きましょう。最初に、手紙のように、○○様／さん、と
相手の名前を書く人がいますが、順番が違います。

その次に、読み手は自分が正の宛先（Ｔｏ：）か、写しの宛先
（Ｃｃ：）かをチェックします。ビジネスに慣れていない人はピン
とこないかも知れませんが、メールは同時にたくさんの人に送るこ
とができます。それで、情報共有のためや、聞いていない！と言わ
せないために、大勢に送ることがあります。写しであれば斜め読み、
正であれば、ちゃんと中身を読もうかと言うことになります。

この、件名と本文に書く宛先のお作法が十分でない方がずいぶん
います。一日に何十、何百とメールをもらう人は、８０％はこの段
階で、ふるい落とします。

本文は、簡潔に書きましょう。今日、明日などのことばはメール
を読む人と時差があるので、日付を()内にでも明記した方が誤解無
く伝わります。

メールの読み方(整理の仕方)は、その場ですぐに仕訳をすること
です。すぐに返事を出すか、ちゃんと読んで対処する（ＴｏＤｏ）
フォルダに移すか、削除、放っておくかを決めて、何度も無駄なチ
ェックをしないで済むようにします。
また、自動振り分けなどで、メールを分類しすぎない方が良いで
しょう。今は、メールの検索機能が充実しているので、まとめてお
いて、検索をする方が有効です。

少し古いですが、中小企業診断協会の機関誌に「メールの使い方をレベルアップしよう（読まれるメール作成のコツ，大量メールを
素早くさばく方法）」と題して書いた記事があるので、興味ある人
は、ご覧下さい。

2012年9月6日